Je zet TimeChimp-uren en projecten in een dashboard door TimeChimp te koppelen aan APIboard. Geschreven en declarabele uren, projecten, klanten, ritten en uitgaven worden dan automatisch opgehaald. Je ziet per klant, project, taak en medewerker waar de uren heen gaan, zonder handmatige exports uit TimeChimp.
Wie uren schrijft in TimeChimp heeft de gegevens, maar niet altijd het overzicht. Wil je weten hoeveel uren dit kwartaal naar een klant zijn gegaan, welke medewerkers onder hun uurdoel zitten of welk project uitloopt, dan moet je rapporten exporteren en in Excel samenvoegen. Een TimeChimp-urendashboard met gekoppelde data neemt dat werk weg en blijft vanzelf actueel.
Welke vragen een urendashboard beantwoordt
Een goed urendashboard beantwoordt een paar vaste vragen: hoeveel uren zijn er geschreven, hoeveel daarvan zijn declarabel en waar gaan ze heen? Per klant, per project, per taak en per medewerker. Het geeft ook inzicht in weken die tegenvallen en in projecten die meer uren kosten dan gepland. Wat je concreet kunt zien, hangt af van hoe je team uren schrijft: hoe consistenter de projecten en taken in TimeChimp zijn ingericht, hoe bruikbaarder het dashboard.
Wat APIboard uit TimeChimp ophaalt
Met de TimeChimp-koppeling haalt APIboard de uren op, plus ritten, uitgaven, facturen en planningen. Daarnaast komen klanten, contacten, projecten, taken, gebruikers, teams en tags mee. Je hoeft geen eigen koppeling te bouwen en geen exports te maken. De data wordt gesynchroniseerd op de frequentie van je pakket, zie de prijzenpagina. Het dashboard Uren & projecten laat geschreven en declarabele uren zien per klant, project, taak en medewerker, plus ritten. Meer over de mogelijkheden staat op de pagina over analyseren.
TimeChimp koppel je met een API-sleutel, niet met een login-scherm. Je maakt de sleutel zelf in TimeChimp onder Instellingen, API V2, en plakt hem in APIboard. Houd de sleutel privé: wie hem heeft, kan de data van je omgeving lezen. Wordt hij ingetrokken of vervangen, dan stopt de synchronisatie totdat je de nieuwe sleutel in APIboard invult. Zet daarom in je agenda wie de sleutel beheert, zodat een vervanging niet ongemerkt de koppeling stillegt.
Zo gebruik je het dashboard in de praktijk
Gebruik het dashboard als vast moment in je week of maand, niet als losse check:
- Wekelijks: wie heeft minder uren geschreven dan afgesproken, en is daar een verklaring voor, zoals verlof?
- Maandelijks: welke projecten hebben meer uren gekost dan begroot, en bij welke klanten zit veel niet-declarabele tijd?
- Per kwartaal: hoe ontwikkelt de verhouding declarabel en niet-declarabel zich, en wat betekent dat voor je planning?
Zo wordt een urendashboard een gespreksonderwerp in plaats van een rapport dat niemand opent. De achtergrond bij dit soort KPI’s lees je in een operationeel KPI-dashboard opzetten.
TimeChimp combineren met rooster of HR-data
Werk je met TimeChimp voor projecturen en met een ander systeem voor roosters of verzuim, dan zijn de cijfers pas echt informatief naast elkaar. Voor roosters en verzuim kun je Shiftbase koppelen. Hoe je HR-gegevens uit verschillende systemen bij elkaar brengt, lees je in HR-data centraliseren. Met de AI-koppeling in het Pro-pakket kun je daarnaast vragen stellen als “hoeveel uren hebben we deze maand per project geschreven?”. De AI-koppeling kan alleen lezen, dus er wordt niets in TimeChimp gewijzigd.
Valkuilen in je uren-cijfers
Een urendashboard laat vooral zien hoe je team schrijft. Let op deze punten:
- Status van uren. In de tabel uren staat naast datum en aantal uren ook een status. Beslis vooraf of je alleen goedgekeurde uren meetelt of alles wat is geschreven, anders praat iedereen over andere cijfers.
- Interne klanten. Bij klanten staat een veld voor intern. Gebruik dat om interne projecten, zoals opleiding of acquisitie, apart te houden van klantwerk.
- Factureerbaar versus gefactureerd. De taken hebben een factureerbaar-veld, de facturen een eigen tabel. Wat factureerbaar is, is nog niet gefactureerd; vergelijk beide om werk in uitvoering te vinden.
Een fictief voorbeeld: in oktober zijn tot nu toe 612 uur geschreven, waarvan project Webshop Van Dam 148. Is dat project begroot op 120 uur, dan weet je halverwege de maand al dat het uitloopt, in plaats van bij de eindafrekening.
Onze tip: spreek met je team af dat elk uur op een project en taak wordt geschreven. Een dashboard is zo goed als de registratie eronder; één rommelige categorie “overig” maakt de cijfers snel minder bruikbaar.
