Shiftbase: rooster, uren en verzuim in beeld

Een personeelsplanning heeft drie gezichten: het rooster dat je maakt, de uren die daadwerkelijk worden gewerkt en het verzuim dat tussendoor komt. Shiftbase bewaart ze alle drie, maar ze naast elkaar zien betekent meestal exporteren en samenvoegen. Met Shiftbase gekoppeld aan APIboard zie je rooster, uren en verzuim in één dashboard, per team, afdeling en locatie.

Wat je met rooster en uren naast elkaar ziet

Het verschil tussen ingeroosterd en gewerkt is een van de nuttigste cijfers in personeelsplanning. Wordt structureel meer gewerkt dan gepland, dan klopt het rooster niet of is er onderbezetting op bepaalde momenten. Wordt minder gewerkt, dan ben je mogelijk te ruim ingeroosterd. Het dashboard Rooster & uren toont geroosterde en gewerkte uren, bezetting en loonkosten per team, afdeling en locatie. Daarmee beantwoord je vragen als: op welke dag overschrijden we het rooster, en bij welk team?

Verzuim en contracten in beeld

Het dashboard Personeel & verzuim geeft inzicht in verzuim, verlof, in- en uitstroom en contracturen per afdeling. Een verzuimpercentage per afdeling laat zien waar de druk het hoogst is. Daarnaast kun je contracten volgen: welke lopen binnenkort af en hoe verhouden contracturen zich tot gewerkte uren. Verzuim is persoonsgegevens, dus bepaal bewust wie welke dashboards ziet. Totalen per afdeling zijn voor de meeste overleggen voldoende.

Wat APIboard uit Shiftbase ophaalt

Met de Shiftbase-koppeling haalt APIboard gewerkte uren, roosterdiensten, verzuim, verzuimdagen, teamdagen en contracten op. Daarnaast komen medewerkers, afdelingen, teams, locaties, diensten, contracttypen en verlofsoorten mee. De data wordt gesynchroniseerd op de frequentie van je pakket; zie de prijzenpagina. Je hoeft zelf geen koppeling te bouwen. Wil je een eigen weergave, dan bouw je die op basis van dezelfde tabellen, zoals beschreven bij analyseren.

Shiftbase koppel je met een API-sleutel. Je maakt die in Shiftbase onder Settings, App center, Public API, en geeft hem een herkenbare naam zoals APIboard. Let op: daarvoor is de add-on App Center Plus nodig. Heb je die niet, dan kun je de sleutel niet aanmaken en moet je die eerst activeren. Eén sleutel hoort bij één Shiftbase-account; heb je meerdere accounts, dan koppel je ze afzonderlijk.

Shiftbase combineren met andere systemen

Gebruik je meerdere locaties of meerdere planningssystemen, dan helpt het als alle data op één plek staat. Werk je naast Shiftbase met Dyflexis, dan kun je beide in dezelfde omgeving bekijken; lees daarvoor ook Dyflexis-planning analyseren naast je andere data. Hoe je personeelsgegevens uit verschillende bronnen samenbrengt, staat in HR-data centraliseren. Met de AI-koppeling in het Pro-pakket kun je ook vragen stellen als “wat is ons ziekteverzuim dit kwartaal?” of “welke contracten lopen de komende drie maanden af?”. De AI-koppeling kan alleen lezen, dus het rooster blijft ongewijzigd.

Valkuilen bij rooster- en verzuimcijfers

De velden in Shiftbase zijn gedetailleerd, wat ook risico’s geeft:

Teams en afdelingen. Shiftbase kent beide. Kies één als vaste indeling voor je rapportage, anders tel je medewerkers dubbel of zie je afwijkende totalen.
Verzuim in dagen of in uren. De tabellen verzuim en verzuimdagen bevatten uren, wachturen en deeldagen. Bepaal hoe je verzuim berekent voor je percentages vergelijkt met vorige periodes.
Verwijderde gegevens. Afdelingen hebben een veld voor verwijderd. Filter die uit als je actuele cijfers wilt.
Teamdagen als budgetbron. De tabel teamdagen bevat per dag budget uren, budget kosten en omzet. Gebruik die als je gewerkte uren wilt toetsen aan een afgesproken budget, maar controleer eerst of deze velden in jouw Shiftbase-omgeving worden gevuld. Zijn ze leeg, dan zegt een vergelijking niets.
Contracturen per weekdag. Contracten bevatten uren per dag van de week. Handig om te zien of iemand structureel meer werkt dan het contract aangeeft.

Een fictief voorbeeld: in een week is 842 uur gewerkt tegen 810 uur ingeroosterd. Dat is 4% meer, grotendeels op zaterdag. Als dit drie weken achter elkaar zo is, loont het om het zaterdagrooster aan te passen.

Onze tip: neem het verschil tussen ingeroosterde en gewerkte uren per dag van de week mee in je planningsoverleg. Terugkerende afwijkingen, zoals elke zaterdag in de keuken, wijzen vaak op een rooster dat bijgesteld moet worden.

Veelgestelde vragen

Welke Shiftbase-gegevens haalt APIboard op?

APIboard haalt onder meer gewerkte uren, roosterdiensten, verzuim, verzuimdagen, teamdagen en contracten op. Daarnaast komen medewerkers, afdelingen, teams, locaties, diensten, contracttypen en verlofsoorten mee. Per tabel zie je de beschikbare velden.

Welke dashboards zijn er voor Shiftbase?

Er zijn twee dashboards. Rooster & uren toont geroosterde en gewerkte uren, bezetting en loonkosten per team, afdeling en locatie. Personeel & verzuim toont verzuim, verlof, in- en uitstroom en contracturen per afdeling. Loonkosten verschijnen alleen als de gebruiker die de API-sleutel in Shiftbase aanmaakt het recht heeft om salarissen te bekijken.

Hoe vaak wordt mijn Shiftbase-data ververst?

Dat hangt af van je pakket: wekelijks bij Basis, dagelijks bij Team en 3x per dag bij Pro. Voor het bijsturen van een rooster is dagelijks meestal voldoende. Bekijk de prijzenpagina voor het volledige overzicht van de sync-frequentie.

Is verzuimdata uit Shiftbase gevoelig, en wie ziet het?

Verzuimdata is persoonsgegevens en hoort alleen zichtbaar te zijn voor wie het nodig heeft. Wie in je APIboard-omgeving toegang heeft, regel je zelf via de rollen en toegang. Deel dashboards dus bewust, en kijk in je eigen privacyafspraken welke detailgraad passend is, bijvoorbeeld totalen per afdeling in plaats van per persoon.