Je analyseert Dyflexis-planning naast je andere data door Dyflexis te koppelen aan APIboard. Roosterdiensten, geregistreerde uren, verzuim, medewerkers, contracten en vestigingen of afdelingen worden automatisch opgehaald. Voor Dyflexis is er geen kant-en-klaar dashboard, dus je bouwt zelf een weergave, werkt via de API of stelt vragen via de AI-koppeling.
Dyflexis houdt bij wie wanneer werkt, hoeveel uren er zijn geregistreerd en wie ziek is. Dat is waardevolle informatie, maar de vragen die je daarbij hebt gaan vaak verder dan één systeem: hoe verhoudt de personeelsinzet zich tot de omzet, of tot de andere vestiging die met een ander systeem werkt? Wie Dyflexis-planning wil analyseren naast zijn andere data, heeft de gegevens op één plek nodig.
Wat je uit Dyflexis kunt halen
De Dyflexis-data draait om vier onderdelen: het rooster, de geregistreerde uren, het verzuim en de organisatiestructuur. Met roosterdiensten per vestiging of afdeling zie je wat er gepland staat, inclusief diensten die nog niet zijn ingevuld. Met geregistreerde uren zie je wat er werkelijk is gewerkt, en dus waar je rooster afwijkt van de praktijk. Verzuim en contracten geven de achtergrond bij beschikbaarheid. Samen vormen ze de basis voor een goede kijk op personeelsinzet.
Dyflexis koppelen aan APIboard
Met de Dyflexis-koppeling haalt APIboard geregistreerde uren, roosterdiensten, verzuim, verzuimdagen, medewerkers, contracten en vestigingen en afdelingen op. De data wordt gesynchroniseerd op de frequentie van je pakket; de verschillen staan op de prijzenpagina. Je hoeft zelf geen limieten of storingen van de Dyflexis-API op te vangen. Er is voor Dyflexis nog geen kant-en-klaar dashboard, dus bouw je een eigen weergave op basis van de tabellen, zoals beschreven bij analyseren.
Dyflexis koppel je met de systeemnaam en een API-token. Dat token vraag je aan bij Dyflexis zelf, via een mail aan [email protected] met als onderwerp “API token request”. Vraag daarbij de rechten business (verplicht), absence (voor verzuim) en payroll (voor contracturen). Klokrechten zijn niet nodig. Heb je het token al, dan vindt een beheerder met systeembeheerrechten het in Dyflexis via het tandwiel rechtsboven, in het menu Koppelingen. Eén token hoort bij één Dyflexis-systeem. Reken op wat wachttijd, want de aanvraag loopt via Dyflexis.
Zo bouw je een bruikbare weergave
Houd het bij een paar vaste vragen per vestiging of afdeling:
- Wat staat er volgende week gepland, en welke diensten zijn nog niet ingevuld?
- Hoeveel uur is er gewerkt ten opzichte van het rooster, en waar wordt structureel overgewerkt?
- Hoeveel medewerkers zijn nu ziek gemeld, en hoe verhoudt zich dat tot het totaal?
Bouw eerst één weergave per vraag en voeg pas later uitsplitsingen toe. Let op dat verzuim persoonsgegevens betreft: toon in gedeelde dashboards bij voorkeur totalen per afdeling in plaats van gegevens per persoon.
Naast andere data of een tweede planningssysteem
De meeste waarde ontstaat zodra je de planning naast iets anders legt. Denk aan omzet uit je boekhouding, zodat je personeelsinzet kunt beoordelen in verhouding tot de omzet. Of aan een tweede planningssysteem: werken andere vestigingen met Shiftbase, lees dan Shiftbase: rooster, uren en verzuim in beeld. Meer over het samenbrengen van personeelsdata staat in HR-data centraliseren. Met de AI-koppeling in het Pro-pakket kun je zonder weergave vragen stellen, zoals hoe het rooster van volgende week eruitziet per eenheid. De AI-koppeling kan alleen lezen, dus er verandert niets in je planning.
Valkuilen in de planningsdata
Let bij Dyflexis op een paar eigenaardigheden:
-
Open diensten. Roosterdiensten hebben een veld voor open dienst. Zonder filter tel je onbezette diensten mee als bezetting.
-
Kostenplaats. Zowel de uren als de roosterdiensten dragen een kostenplaats. Gebruik die, naast vestiging en afdeling, als je personeelsinzet wilt toerekenen.
-
Rechten van het token. Heb je verzuim of contracturen niet meegevraagd bij het token, dan blijven die tabellen leeg.
-
Hersteld of nog ziek. Verzuim heeft een start- en einddatum en een veld hersteld. Meld je het aantal zieke medewerkers op dit moment, tel dan alleen lopende meldingen, anders overschat je het verzuim.
-
Contracturen per week. De contracten bevatten uren per week en een maximum. Vergelijk die met de geregistreerde uren om overwerk te vinden.
Een fictief voorbeeld: er staan 186 diensten gepland volgende week, verdeeld over Zaal (74), Keuken (58) en Bar (54), met op vrijdagavond twee open diensten. Dat zie je pas als je open diensten apart telt.
Onze tip: begin met het verschil tussen gepland en gewerkt per vestiging. Dat ene cijfer laat meestal meteen zien waar je rooster niet aansluit op de praktijk.
