Je vergelijkt personeelsplanning en gewerkte uren door de geroosterde uren uit je planningssysteem naast de goedgekeurde gewerkte uren te zetten, per periode, team en locatie. De verhouding tussen de twee heet in APIboard Studio de bezetting. Met Shiftbase zie je in het dashboard Rooster en uren ook de loonkosten naast het loonkostenbudget en de ingevoerde omzet, en daarmee de loonkosten als percentage van de omzet.
Een rooster is een plan; gewerkte uren zijn wat er echt gebeurde. Het verschil tussen de twee zegt veel: over onderbezetting, over overuren, over teams waar het rooster niet aansluit op de drukte. In deze gids lees je hoe je planning en gewerkte uren naast elkaar zet, en hoe je daar loonkosten, budget en omzet bij betrekt.
Waarom geroosterd en gewerkt uiteenlopen
Er zijn veel redenen waarom gewerkte uren afwijken van het rooster: ziekte, ruilen van diensten, langer doorwerken bij drukte of eerder naar huis bij rust. Per dienst is dat klein, maar over een maand en een heel team kan het flink oplopen. Wie alleen naar het rooster kijkt, plant de volgende periode op basis van een beeld dat niet klopt.
Wat je nodig hebt
Je hebt een planningssysteem nodig met roosterdiensten en gewerkte uren. APIboard haalt die op uit Shiftbase en Dyflexis. Het kant-en-klare dashboard Rooster en uren in APIboard Studio werkt op dit moment met Shiftbase. Uit Dyflexis haalt APIboard onder meer geregistreerde uren, roosterdiensten en medewerkers op; die gebruik je in de Datawerkbank, via de API of met de AI-koppeling. Hoe dat bij Dyflexis werkt, lees je in Dyflexis-planning analyseren.
Spreek vooraf af wat telt als gewerkt. In Studio tellen gewerkte uren alleen als ze zijn goedgekeurd. Worden uren laat goedgekeurd, dan lijkt de bezetting lager dan hij is.
Geroosterd naast gewerkt
Op de pagina Overzicht van het dashboard Rooster en uren zie je de geroosterde uren, de gewerkte uren, de bezetting en het aantal diensten. De bezetting is de gewerkte uren gedeeld door de geroosterde uren. Daaronder staat een grafiek met gewerkt en geroosterd per maand, en de gewerkte uren per locatie en per team.
Begin bij de grafiek per maand. Liggen geroosterd en gewerkt structureel uit elkaar, dan klopt je planning niet met de praktijk. Kijk daarna per team en per locatie: een afwijking kan op één plek zitten. Een team dat steeds meer werkt dan geroosterd, is mogelijk te krap ingepland.
Loonkosten naast budget en omzet
De pagina Loonkosten en budget laat zien wat de gewerkte uren kosten. Je ziet de loonkosten, het loonkostenbudget, de omzet en de loonkosten als percentage van de omzet, per maand, per afdeling en per team. De loonkosten zijn inclusief werkgeverslasten op de goedgekeurde uren, zoals Shiftbase ze levert. Het budget en de omzet zijn de bedragen die per team per dag in Shiftbase zijn ingevoerd.
Loonkosten staan in Studio alleen per team, afdeling, locatie of periode, nooit per medewerker. Zo kun je het dashboard breder delen zonder dat individuele lonen zichtbaar worden.
Snel een vraag stellen
Met de AI-koppeling in het pakket Pro stel je zulke vragen ook direct aan je AI-assistent. Bij Shiftbase bijvoorbeeld: hoeveel uren hebben we vorige week gewerkt ten opzichte van het rooster? Bij Dyflexis: hoeveel uren hebben medewerkers deze maand overgewerkt? De AI leest alleen mee en ziet alleen de gegevens van je eigen organisatie.
Van inzicht naar een betere planning
Gebruik de vergelijking bij het maken van het volgende rooster. Plan teams die structureel meer werken iets ruimer, en kijk waar het rooster ruimer is dan nodig. Leg dat naast het verzuim, want ziekte is een van de oorzaken van afwijkingen; hoe je verzuim meet, lees je in HR-dashboard: verzuim en roosteruren meten. Wat de Shiftbase-koppeling verder ophaalt, staat in Shiftbase: rooster, uren en verzuim in beeld. Meer over de dashboards staat op data analyseren.
Onze tip: kijk naast het maandtotaal ook per week, bijvoorbeeld met de tabel Gewerkte uren in de Datawerkbank. Een maandtotaal kan kloppen terwijl een drukke en een rustige week elkaar opheffen; per week zie je waar het rooster echt knelt.
