Declarabiliteit is het deel van de beschikbare uren dat je daadwerkelijk aan klanten kunt doorberekenen; bezetting is het deel van de beschikbare capaciteit dat is ingepland of gewerkt. Je meet beide door uren uit je tijdregistratie, zoals TimeChimp, te vergelijken met de beschikbare uren uit je rooster- of contractgegevens, bijvoorbeeld uit Shiftbase. Een urendashboard maakt dat per medewerker, team en project zichtbaar.
Voor bedrijven die hun tijd verkopen, zoals bureaus, adviseurs en detacheerders, is de urenverantwoording de kern van de bedrijfsvoering. Toch blijft het inzicht vaak steken bij een lijst met uren per medewerker. Een urendashboard maakt van die lijst twee bruikbare cijfers: declarabiliteit en bezetting.
Wat declarabiliteit en bezetting betekenen
Declarabiliteit is het aandeel van de beschikbare uren dat je aan klanten kunt doorberekenen. Heeft een medewerker in een maand 160 beschikbare uren en schrijft die er 120 declarabel, dan is de declarabiliteit 75 procent. Bezetting is breder: hoeveel van de beschikbare capaciteit is gevuld, met klantwerk of met ingeplande taken.
Het onderscheid is nuttig. Een team met hoge bezetting maar lage declarabiliteit zit vol met interne projecten. Een team met lage bezetting heeft ruimte voor nieuw werk. Eerst moet je wel vastleggen wat je meetelt als beschikbaar, zoals verlof en ziekte, anders zijn de cijfers onderling niet te vergelijken.
De cijfers uit je tijdregistratie
De geschreven uren komen uit je tijdregistratie. Uit TimeChimp haalt APIboard onder meer uren, projecten, klanten en gebruikers op. In het bijbehorende dashboard zie je geschreven en declarabele uren per klant, project, taak en medewerker.
Daarmee beantwoord je vragen als: welke projecten lopen uit op de uren die we begroot hadden, en welke klanten leveren de meeste declarabele uren op? Kijk daarbij ook naar de status van de uren; uren die nog niet zijn goedgekeurd, wil je niet meetellen in je rapportage.
De beschikbare uren uit je rooster
Om te weten hoeveel uren iemand beschikbaar is, heb je contractgegevens of roosters nodig. Shiftbase bevat gewerkte uren, roosterdiensten, contracten en verzuim. Met het rooster en de gewerkte uren bereken je de bezetting, en met het verzuim corrigeer je de beschikbare uren.
Gebruik je beide tools, dan combineer je ze in één databron. Dat vraagt een gemeenschappelijke sleutel, zoals de medewerker, en een gedeelde periode. Hoe je zulke data centraal zet, lees je bij HR-data centraliseren.
Hoe je het dashboard inricht
Begin met een overzicht per team en per maand: declarabiliteit, bezetting en het aantal uren dat nog open staat. Voeg daaronder een lijst per medewerker toe, zodat je uitzonderingen snel ziet. Een tweede pagina per project laat begrote en geschreven uren naast elkaar zien.
Houd de streefwaarde zichtbaar naast de werkelijke waarde. Een percentage zonder doel zegt niets. Meer over het inrichten van overzichten vind je bij analyseren.
Welke velden je gebruikt en een rekenvoorbeeld
In TimeChimp bevat de tabel Uren onder meer Datum, Uren, Status en Prijs; Projecten bevat Naam, Startdatum, Einddatum en Actief, en Planningen bevat Totaal uren. In Shiftbase bevat Gewerkte uren onder meer Datum, Uren en Status, Roosterdiensten Datum, Uren en Starttijd, Verzuim Startdatum, Einddatum en Uren, en Contracten de uren per weekdag. De tabel Teamdagen bevat Budget uren, Budget kosten en Omzet per dag.
Een fictief voorbeeld per maand: een medewerker heeft contracturen van 160, heeft 16 uur verlof en 8 uur verzuim. De beschikbare uren zijn dan 136. Werkt ze 102 uur declarabel, dan is de declarabiliteit 75 procent (102 van 136). Rekende je met 160 uur, dan zou je op 64 procent uitkomen en een onterecht beeld krijgen.
Valkuilen: uren zonder goedgekeurde status tellen mee of niet, afhankelijk van je afspraak; leg dat vast. En wissel je van definitie halverwege het jaar, dan zijn de cijfers vóór en na de wissel niet vergelijkbaar.
Controleer tot slot de koppeling tussen beide bronnen. Staat een medewerker in TimeChimp onder een andere naam dan in Shiftbase, dan valt die uit je overzicht. Maak daarom eenmalig een vaste koppeltabel per medewerker.
Onze tip: stel per functie een eigen streefwaarde voor declarabiliteit vast. Een projectleider heeft een andere norm dan een consultant, en één gemiddelde streefwaarde voor iedereen werkt demotiverend.
