Je krijgt inzicht in SharePoint- en OneDrive-gebruik door de metadata van sites, bibliotheken en bestanden automatisch in een dashboard te laten komen. Je ziet dan hoeveel opslag elke site gebruikt, hoe de opslag zich ontwikkelt, welke bestanden het langst niet zijn gewijzigd en hoe vaak documenten worden bekeken. Het gaat om gebruik en beheer, niet om de inhoud van je documenten.
Bestanden staan bij de meeste bedrijven op meerdere plekken: SharePoint voor teamsites, OneDrive voor persoonlijke mappen en soms nog Dropbox voor projecten met externe partijen. Wie vraagt hoeveel opslag er in gebruik is of welke documenten niemand meer opent, krijgt zelden snel antwoord. Dit artikel legt uit hoe je het gebruik van SharePoint en OneDrive inzichtelijk maakt.
Waarom bestandsgebruik meten
Opslag lijkt een IT-detail, maar het raakt kosten, opschoning en afspraken over delen. Zonder overzicht groeit een bibliotheek ongemerkt, bestaan er sites die nauwelijks worden gebruikt, en weet niemand welke map eigenlijk weg kan. Een dashboard maakt dat zichtbaar zonder dat iemand elke site handmatig langsloopt.
Het gaat om beheer en gebruik, niet om de inhoud van documenten. Je kijkt naar hoeveelheden, trends en gedrag, en pas daarna naar individuele bestanden.
Wat je uit SharePoint kunt ophalen
Bij Microsoft SharePoint haalt APIboard sites, bibliotheken, bestanden, lijsten en lijstrijen op. Daarnaast komen de opslagtrend en het aantal weergaven per dag binnen, met unieke kijkers. Voorbeeldvelden zijn de naam, extensie en het bestandstype, de URL van een site of bibliotheek en de aanmaakdatum.
Daarmee kun je vragen beantwoorden als welke site de meeste opslag gebruikt en welke bibliotheek de meeste bestanden bevat. Gebruik je SharePoint-lijsten, bijvoorbeeld voor klachten of verzoeken, dan kun je ook het aantal items en hun aanmaak- en wijzigingsdatum volgen. De inhoud van lijstrijen haalt APIboard niet op.
Wat OneDrive en Dropbox toevoegen
OneDrive levert bestanden, de opslagtrend en weergaven per dag. Je ziet hoeveel opslag in gebruik is, welke bestanden het langst niet zijn gewijzigd en op welke dagen de meeste bestanden worden bekeken.
Dropbox geeft meer detail over teamgebruik: teambestanden, gedeelde bestanden, bestandsverzoeken, teamleden, gekoppelde apparaten en apps, en deelgebeurtenissen. Zo zie je ook wie wat deelt. Voor alle drie bestaat het dashboard Bestandsopslag, met opslagruimte, bestanden, delen en toegang.
Een overzicht in plaats van drie beheerschermen
Elke dienst heeft een eigen beheeromgeving. Wil je weten hoe het totaalbeeld eruitziet, dan loop je ze alle drie langs. Door de data te centraliseren werk je vanuit één plek, op dezelfde manier als bij andere bronnen. Dat sluit aan op wat datasilo’s in de praktijk met zich meebrengen: informatie die er wel is, maar niet te vinden. Op de pagina Beheren lees je hoe APIboard gekoppelde data centraal organiseert.
Praktische stappen om te beginnen
Begin met de opslagtrend per site of per account. Een lijn die steeds steiler wordt is een signaal om de grootste bibliotheken door te nemen. Kijk daarna naar de bestanden zelf, op naam, extensie en bestandstype: veel grote video’s of oude exports in een teamsite zijn vaak snel op te ruimen. Controleer ten slotte de weergaven per dag. Sites en bibliotheken met bijna geen weergaven zijn kandidaten om samen te voegen of te archiveren.
Een rekenvoorbeeld met fictieve cijfers
Stel dat een bedrijf drie SharePoint-sites heeft en dat één site 60 procent van de opslag gebruikt, terwijl diezelfde site in de weergaven per dag nauwelijks voorkomt. Dan weet je zonder te zoeken waar opschonen het meeste oplevert. Zonder dashboard ontdek je pas dat die site zo groot is wanneer je opslagquotum vol zit. Het voorbeeld is verzonnen, maar het patroon, veel opslag en weinig gebruik, komt in de praktijk vaak voor.
Waar je op moet letten
Weergaven zeggen iets over gebruik, niet over waarde. Een belangrijk contract dat zelden wordt geopend, moet toch bewaard blijven. Gebruik de cijfers daarom als aanleiding om te kijken, niet als automatisch verwijdercriterium. Spreek ook af wie binnen je organisatie de uitkomsten beoordeelt, zodat een signaal niet blijft liggen. Bij Dropbox kun je daarnaast de deelgebeurtenissen en gekoppelde apps nalopen, zodat je ziet wat er gedeeld wordt en welke apps toegang hebben.
Onze tip: begin met één vraag, bijvoorbeeld welke sites de meeste opslag gebruiken. Het antwoord laat meteen zien of verder opschonen of inrichten nodig is.
