Je maakt OneDrive-opslag inzichtelijk door je OneDrive met een Microsoft-werk- of schoolaccount aan APIboard te koppelen. APIboard leest dan alleen gegevens over je bestanden, zoals naam, map, grootte, datums en deelstatus, nooit de inhoud. In het dashboard Bestandsopslag zie je de opslag per maand, de grootste mappen en bestanden, wat lang niet is gewijzigd en wat er gedeeld is.
OneDrive raakt ongemerkt vol: oude versies, grote presentaties, een map met video’s die niemand meer opent. In OneDrive zelf zie je hoeveel ruimte je gebruikt, maar niet zo makkelijk waar die heen gaat of hoe dat over de maanden verandert. Met de Microsoft OneDrive-koppeling van APIboard zet je dat in een dashboard. In deze gids lees je hoe je koppelt en wat je terugziet.
Wat je nodig hebt
Je hebt een Microsoft-werk- of schoolaccount nodig; persoonlijke Microsoft-accounts werken niet. In APIboard heb je de rol Admin of Member nodig, tweestapsverificatie op je account en een vrije plek in je pakket. Bij het koppelen log je in bij Microsoft en geef je APIboard leestoegang tot je eigen OneDrive.
In veel organisaties mag een medewerker zelf geen toestemming aan een app geven. Dan toont APIboard een link voor je IT-beheerder, met een knop om hem te kopiëren. De beheerder geeft eenmalig toestemming voor de hele organisatie, waarna je de koppeling zelf opnieuw maakt. Hoe zo’n toestemming werkt, lees je in wat is OAuth.
Eén koppeling per OneDrive
Een OneDrive hoort bij één persoon. Daarom is één koppeling ook één OneDrive, gemaakt met de Microsoft-login van die persoon, en kan een Microsoft-login maar één keer worden gekoppeld. Wil je de OneDrive van meerdere collega’s volgen, dan koppelt ieder de eigen OneDrive. Elke koppeling telt mee in de koppelingenlimiet van je pakket.
Let op wat dat betekent voor privacy. APIboard leest alleen gegevens over bestanden, nooit de inhoud. Maar alles wat het gekoppelde account kan zien, wordt zichtbaar voor je APIboard-team. Spreek dus vooraf af wie er koppelt en wie het dashboard ziet.
Wat je terugziet in het dashboard
Het dashboard Bestandsopslag laat bij OneDrive vier onderwerpen zien. Bij Opslag zie je de opslag in gebruik per maand en waar de ruimte heen gaat, en de grootste mappen. Bij Bestanden zie je de verdeling naar bestandstype, de omvang naar hoe lang bestanden niet zijn gewijzigd, de omvang per map en de grootste bestanden. Bij Delen zie je links en gedeelde items. Bij Activiteit zie je bestanden naar de maand van hun laatste wijziging en nieuwe bestanden per maand.
De grafiek met opslag per maand begint op de dag van koppelen: APIboard legt elke dag het opslagquotum vast en toont de laatste meting van elke maand. Naast het dashboard staan de tabellen Bestanden, Opslagtrend en Weergaven per dag in de Datawerkbank en via de API. Weergaven per dag gaan over de laatste 89 dagen.
Hoe de gegevens worden bijgewerkt
APIboard volgt de wijzigingen op je OneDrive en haalt na de eerste ronde alleen op wat er is veranderd. Verwijderde bestanden worden als verwijderd gemarkeerd. Twee dingen zijn goed om te weten. De deelstatus van een bestand loopt achter tot het bestand zelf weer wijzigt: deel je een ongewijzigd bestand, dan zie je dat pas later terug. En Microsoft beperkt het aantal aanroepen per organisatie. Bereikt APIboard die limiet, dan wacht het en gaat daarna verder; een ronde kan dan over meerdere runs lopen.
Vragen stellen en verder kijken
Met de AI-koppeling in het pakket Pro vraag je je AI-assistent bijvoorbeeld: hoeveel opslag gebruikt onze OneDrive, welke bestanden zijn het langst niet geopend, of op welke dagen worden de meeste bestanden bekeken. De AI leest alleen mee. Gebruikt je organisatie ook SharePoint of Dropbox, dan lees je in inzicht in SharePoint- en OneDrive-gebruik en Dropbox-gebruik inzichtelijk maken hoe die koppelingen werken. Hoe vaak de gegevens worden ververst, staat op de prijzenpagina.
Onze tip: begin met de omvang naar hoe lang bestanden niet zijn gewijzigd. Wat al jaren niet is aangeraakt en toch veel ruimte inneemt, is meestal het eerste dat naar een archief of de prullenbak kan.
