Je maakt Dropbox-gebruik inzichtelijk door het account te koppelen en de metadata van je bestanden automatisch in het dashboard Bestandsopslag te laten komen. Je ziet dan hoeveel opslag in gebruik is, welke mappen en bestanden het grootst zijn en wat al langer dan een jaar niet is gewijzigd. Bij een zakelijk teamaccount zie je ook deelacties, teamleden, gekoppelde apps en apparaten. De inhoud van je bestanden wordt nooit opgehaald.
Dropbox groeit vaak ongemerkt: mappen voor projecten, links voor externe partijen en apparaten die lang geleden zijn gekoppeld. Wie wil weten hoeveel opslag er in gebruik is en wat er gedeeld wordt, kan dat zelden in één blik zien. Deze gids laat zien hoe je Dropbox-gebruik inzichtelijk maakt met de Dropbox-koppeling van APIboard.
Persoonlijk of team: wat je ziet hangt van je account af
Bij het koppelen kies je tussen een persoonlijk en een zakelijk (team-)account. Dat bepaalt welke gegevens APIboard ophaalt. Een persoonlijke koppeling levert bestanden, gedeelde bestanden, bestandsverzoeken en opslaggebruik. Een zakelijke koppeling levert teamleden, opslaggebruik, teambestanden, deelgebeurtenissen, gekoppelde apps en gekoppelde apparaten.
Het dashboard past zich daarop aan. Een tegel waarvan de data bij jouw account niet bestaat, wordt verborgen en staat dus niet op nul. Voor een zakelijk account heb je de rol teambeheerder in het Dropbox-team nodig, en je kunt de keuze achteraf alleen wijzigen door de koppeling te verwijderen en opnieuw te maken. Het hele koppelproces staat in het helpcentrum.
Opslag en bestanden: waar gaat de ruimte heen?
Het dashboard Bestandsopslag begint met opslag in gebruik, vrije ruimte en bezetting, plus een grafiek met de laatste meting van elke maand sinds de koppeldatum. Je ziet dus een trend vanaf het moment dat je koppelt, niet over het verleden. Daaronder staan de grootste mappen op het eerste niveau.
Op de pagina Bestanden zie je de omvang van je bestanden, naar bestandstype en naar hoe lang ze niet zijn gewijzigd, en een lijst met de grootste bestanden. De tegel voor bestanden die ruim een jaar niet zijn gewijzigd is meestal het snelste startpunt voor opruimen. Bij een persoonlijk account komt daar een tegel met dubbele kopieën bij, bij een teamaccount de opslag per teamlid.
Delen en bestandsverzoeken bij een persoonlijk account
Bij een persoonlijk account toont het dashboard het aantal gedeelde items, uitgesplitst naar soort, en een lijst met links en gedeelde items. Daarnaast staat er een pagina met bestandsverzoeken: hoeveel er open zijn, wat je via open verzoeken hebt ontvangen en welke deadlines eraan komen.
Let op wat er niet staat. APIboard haalt voor Dropbox nog niet op wie een link kan openen, dus de tegel met links voor iedereen is verborgen. Je ziet wat er gedeeld is en op welke manier, maar geen oordeel over hoe openbaar het is. De lijst met items blijft wel een goed vertrekpunt om in Dropbox zelf na te lopen.
Teamaccount: deelacties, leden, apps en apparaten
Bij een zakelijk account krijg je een pagina Team met het aantal deelacties per maand, per soort actie en per teamlid, plus het aantal teamleden en hun status. De pagina Apps en apparaten toont welke apps het vaakst gekoppeld zijn en een lijst met gekoppelde apparaten, gesorteerd op het aantal dagen dat ze niet actief waren.
Apparaten die al meer dan 90 dagen niet actief zijn krijgen een eigen tegel. Dat kan een vergeten laptop zijn of het apparaat van een oud-medewerker. Wie een persoonlijk account koppelt, ziet deze pagina’s niet, want bij een persoonlijk account bestaat deze data niet.
Zo houd je het bij en bevraag je het
De frequentie van verversen hangt af van je pakket: wekelijks bij Basis, dagelijks bij Team en 3 keer per dag bij Pro. Alle details staan op de prijzenpagina. De tabellen zijn ook op te vragen via de API, en met de AI-koppeling (Pro) kun je vragen stellen als welke bestanden het grootst zijn of hoe de opslag zich ontwikkelt. De AI-koppeling kan alleen lezen en alleen binnen je eigen organisatie. Meer over de dashboards lees je op de pagina Analyseren.
Gebruik je ook Microsoft 365, dan kun je hetzelfde dashboard voor SharePoint en OneDrive openen. Verspreide bestandsopslag is bovendien een klassiek voorbeeld van datasilo’s.
Werk je ook met OneDrive, lees dan OneDrive-opslag en -gebruik inzichtelijk maken.
Onze tip: begin met de tegel voor bestanden die ruim een jaar niet zijn gewijzigd en met de grootste mappen. Dat zijn de twee plekken waar opruimen in Dropbox meestal het meeste oplevert.
