Een financieel dashboard toont een beperkte set KPI's die je boekhouding goed kan leveren: omzet, kosten en resultaat vergeleken met vorig jaar, openstaande debiteuren en crediteuren, en je liquiditeitspositie. De data komt rechtstreeks uit je boekhoudpakket, zoals Moneybird, Exact Online of Twinfield, zodat de cijfers actueel zijn zonder handmatige export.
Een financieel dashboard klinkt als een groot project, maar de kern is klein: een handvol KPI’s die laten zien of je bedrijf gezond is en waar je moet bijsturen. Het lastige is niet het tonen, maar het kiezen en het aanleveren van betrouwbare cijfers. Dit artikel beschrijft welke KPI’s een financieel dashboard nodig heeft en uit welke gegevens je boekhouding ze samenstelt.
Wat een financieel dashboard moet beantwoorden
Een goed dashboard beantwoordt een paar vaste vragen. Hoe ontwikkelen omzet en kosten zich ten opzichte van vorig jaar? Wat is het resultaat? Wie moet nog betalen en aan wie moeten wij nog betalen? Houden we voldoende geld over om de komende weken door te komen?
Alles daarbuiten is detail. Zet je te veel op één scherm, dan kijkt niemand er meer naar. Hoe je zo’n dashboard laat aansluiten op je rapportage staat in financiële rapportage automatiseren.
De KPI’s die je boekhouding goed kan leveren
Boekhoudpakketten zijn sterk in vastgelegde transacties. Daar horen vier groepen KPI’s bij:
- Omzet, kosten en resultaat, per maand en vergeleken met vorig jaar.
- Debiteuren: openstaande posten, ouderdom en betaalgedrag.
- Crediteuren: wat je nog moet betalen en wanneer.
- Liquiditeit: banksaldo, balans en eigen vermogen, met een vooruitblik op basis van openstaande facturen.
Voor al deze KPI’s bestaan standaarddashboards bij de boekhoudkoppelingen: Winst en verlies, Debiteuren en crediteuren, en Financiële en liquiditeitspositie. Meer over de laatste staat in liquiditeit inzichtelijk maken.
Waar komen de cijfers vandaan
Per pakket verschilt wat beschikbaar is. Moneybird levert onder meer verkoop- en inkoopfacturen, bankmutaties, offertes en grootboeksaldi per maand. Exact Online geeft openstaande posten, grootboeksaldi per periode, verkoop- en inkoopboekingen en budgetten. Bij Twinfield komen onder meer transacties, journaalposten, klanten, leveranciers en budgetten binnen.
Het voordeel van deze aanpak is dat je dezelfde KPI’s in dezelfde vorm krijgt, ook als je bedrijven of klanten met verschillende pakketten hebt.
Van cijfers naar beslissingen
Een KPI heeft pas waarde als iemand er iets mee doet. Koppel daarom elke KPI aan een vraag of actie. Loopt het aantal openstaande facturen ouder dan dertig dagen op? Dan stuur je eerder aanmaningen, zoals beschreven in debiteurenbeheer in één dashboard. Valt de verwachte liquiditeit onder een grens die jij hebt gekozen? Dan plan je betalingen anders in.
Op de pagina Analyseren zie je hoe de standaarddashboards zijn opgebouwd en hoe je data in je eigen tool gebruikt, bijvoorbeeld Power BI of Excel.
Wat je niet van een dashboard moet verwachten
Een dashboard vervangt geen jaarrekening en geen fiscaal advies. Het is ook maar zo goed als de boekhouding: staan facturen er niet in, dan staan ze ook niet in je KPI’s. Spreek daarom af wanneer en door wie boekingen worden verwerkt, zodat je cijfers kloppen.
Een rekenvoorbeeld met fictieve cijfers
Stel dat de omzet in een maand 80.000 euro is tegen 72.000 euro in dezelfde maand vorig jaar: een groei van 11 procent. Tegelijk staat 30.000 euro aan facturen open, waarvan 12.000 euro ouder dan dertig dagen. Zonder die laatste KPI lijkt alles goed; mét die KPI zie je dat bijna de helft van wat openstaat te laat is. Het voorbeeld is verzonnen, maar laat zien waarom je KPI’s naast elkaar leest in plaats van los.
Begin klein en breid uit
Start met het standaarddashboard Winst en verlies en voeg daarna Debiteuren en crediteuren toe. Pas als die gebruikt worden, komt het dashboard met liquiditeit aan bod. Zo leert je team stap voor stap wat de cijfers betekenen, en voorkom je dat er een dashboard komt waar niemand zich eigenaar van voelt. Spreek ook af wie de cijfers bespreekt en hoe vaak, bijvoorbeeld een kwartier per maand in het managementoverleg.
Onze tip: begin met maximaal zes KPI’s en schrap eerst, voordat je iets toevoegt. Een dashboard dat iedereen leest is waardevoller dan een volledig dashboard dat niemand opent.
