Een debiteurenbeheer-dashboard toont op één plek welke facturen openstaan, hoe lang ze al openstaan en welke klanten structureel te laat betalen. Je bouwt het door je boekhoudpakket, zoals WeFact, Twinfield of Exact Online, te koppelen aan een centrale databron en daar een overzicht per vervalperiode en per klant op te baseren. Doordat de data automatisch synchroniseert, hoef je geen lijsten meer te exporteren om te zien wie je moet aanmanen.
Een goed debiteurenbeheer begint met één vraag: wie moet mij op dit moment nog geld betalen, en hoe lang al? In veel bedrijven staat het antwoord verspreid over het boekhoudpakket, een exportbestand en iemands geheugen. Een debiteurenbeheer-dashboard brengt dat samen in één overzicht dat zichzelf bijwerkt.
Wat een debiteurenbeheer-dashboard moet laten zien
Houd het dashboard klein. Vier onderdelen zijn genoeg: het totaal aan openstaande posten, de verdeling daarvan naar ouderdom, de grootste openstaande klanten en het betaalgedrag per klant. Met die vier zie je in een oogopslag of er iets aandacht nodig heeft.
De ouderdomsverdeling is het belangrijkste onderdeel. Een openstaand bedrag dat net is verstuurd is normaal; hetzelfde bedrag dat al twee maanden over de vervaldatum is, is een signaal. Deel daarom in klassen in, zoals niet vervallen, 1 tot 30 dagen te laat, 31 tot 60 dagen te laat en ouder. Dat maakt de prioriteit meteen duidelijk.
Waar de gegevens vandaan komen
De gegevens staan al in je boekhoudpakket. Bij WeFact haalt APIboard onder meer facturen, klanten en banktransacties op. Bij Twinfield zijn dat onder andere transacties met een vervaldatum en de klantgegevens, en bij Exact Online zijn er tabellen voor openstaande posten en betaaltermijnen. Alle drie hebben in APIboard een dashboard voor debiteuren en crediteuren, met openstaande posten, ouderdom en betaalgedrag.
Een koppeling is geen extra administratie. Je blijft in je pakket factureren en boeken; het dashboard leest alleen mee. Hoe dat werkt, lees je bij koppelingen beheren.
Stap voor stap opzetten
Begin met het koppelen van je pakket. Daarna kies je de ouderdomsklassen die bij jouw betaaltermijnen passen: heb je vooral dertig dagen als termijn, dan zijn klassen van dertig dagen logisch. Bouw vervolgens een overzicht per klant dat het openstaande bedrag, het aantal openstaande facturen en de oudste vervaldatum toont.
Voeg daarna betaalgedrag toe. Vergelijk per klant de vervaldatum met de datum waarop de factuur is betaald, en bereken het gemiddelde aantal dagen te laat. Klanten die bij elke factuur twee weken te laat betalen, wil je anders benaderen dan klanten die één keer een factuur missen. Meer over het inrichten van dashboards vind je bij analyseren.
Van overzicht naar vaste werkwijze
Een dashboard helpt pas als het onderdeel wordt van een vast ritme. Spreek af wie het overzicht wekelijks bekijkt en wat de drempel is om iemand te bellen, bijvoorbeeld een factuur die meer dan dertig dagen over de vervaldatum is. Zo wordt het geen rapport dat niemand opent, maar een werklijst.
Kijk ook naar de lijn in de tijd. Als het totaal aan openstaande posten elke maand groeit terwijl de omzet gelijk blijft, loopt je betaaltermijn op. Dat verband met je kasstroom werk je verder uit in liquiditeit inzichtelijk maken.
Valkuilen en een rekenvoorbeeld
Een veelgemaakte fout is ouderdom rekenen vanaf de factuurdatum terwijl je betaaltermijn dertig dagen is. Dan lijkt elke factuur na een week al oud. Let op: de Ouderdomsanalyse in het standaarddashboard telt vanaf de factuurdatum. Wil je ouderdom vanaf de vervaldatum, bouw dan een eigen weergave op de tabellen. Reken vanaf de vervaldatum: in het voorbeeld van Exact Online bevat de tabel Openstaande posten onder meer Factuurdatum, Vervaldatum en Openstaand bedrag, en in Twinfield staan Vervaldatum en Bedrag in de tabel Transacties.
Een fictief voorbeeld: openstaand is 40.000 euro, waarvan 28.000 euro nog niet vervallen, 8.000 euro 1 tot 30 dagen te laat en 4.000 euro ouder. Het totaal oogt hoog, maar slechts 12.000 euro is echt te laat. Zonder ouderdomsverdeling trek je de verkeerde conclusie.
Let daarnaast op deelbetalingen en creditnota’s. Een factuur die voor de helft is betaald, hoort met het restbedrag in het overzicht, niet met het oorspronkelijke bedrag. Controleer bij de start of het totaal in je dashboard overeenkomt met de debiteurenstand in je boekhoudpakket; pas daarna vertrouw je de rest.
Onze tip: begin met de tien klanten met het hoogste openstaande bedrag. Daar zit meestal het grootste deel van het risico, en je ziet snel of het dashboard je werk echt verlicht.
