Je automatiseert Twinfield-rapportages door je Twinfield-administratie te koppelen aan APIboard. Je logt in met je Twinfield-account, waarna APIboard grootboeksaldi, transacties, journaalposten en budgetten automatisch synchroniseert. Je opent daarna een kant-en-klaar dashboard in APIboard Studio dat zichzelf bijwerkt, zonder handmatige exports of kopieerwerk.
Twinfield-rapportages automatiseren begint bij de vraag wat er nu elke maand met de hand gebeurt. Meestal is dat: cijfers opvragen in Twinfield, exporteren, in een sjabloon zetten en doorsturen. Dat is te automatiseren, zonder dat je Twinfield zelf hoeft aan te passen.
Waar de handmatige rapportage vastloopt
Bij een accountantskantoor of financiële afdeling is de rapportage vaak een vaste cyclus aan het einde van de periode. Je haalt saldi op, controleert afwijkingen en maakt per klant een overzicht. Dat kost tijd en brengt kopieerfouten met zich mee.
Het grootste nadeel is dat het overzicht al verouderd is zodra het klaar is. Een correctie na het versturen betekent opnieuw exporteren. Automatiseren haalt dat werk niet alleen weg, het maakt ook dat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt.
Twinfield koppelen aan APIboard
Je kiest de connector en logt in met je Twinfield-account. Daarna synchroniseert APIboard de gegevens op de frequentie van je pakket. Je koppelt en beheert de koppeling onder Koppelen > Koppelingen; de tabellen bekijk je in de Datawerkbank.
De tabellen zijn vooraf bepaald. Grootboeksaldi per periode bevatten jaar, periode, rekening soort en debet, transacties hebben boekingsdatum, vervaldatum en bedrag, en budgetten bevatten bedrag, jaar en periode. Daarnaast staan er stamgegevens zoals klanten, leveranciers, kostenplaatsen en projecten.
Het koppelen verloopt via de inlogpagina van Twinfield: je klikt op “Verbind met Twinfield”, logt in met een Twinfield-account dat toegang heeft tot de administratie en geeft APIboard toestemming. Het eerste keer ophalen van al je data kan bij Twinfield flink wat tijd kosten, soms uren. Dat gebeurt op de achtergrond, dus je hoeft niet te wachten voordat je met de volgende stap verdergaat.
Let bij het inrichten op de rapportagestructuren. APIboard haalt die op, met naam en niveau, zodat je de indeling van je Twinfield-rapportage kunt volgen. Voor kostenanalyse kun je transacties koppelen aan kostenplaatsen en projecten, die als aparte tabellen binnenkomen.
Van tabel naar rapportage
In APIboard Studio open je een van de dashboards voor Twinfield: Debiteuren en crediteuren, Winst en verlies of Financiële & liquiditeitspositie. Ze laten openstaande posten, resultaat tegenover vorig jaar en de liquiditeitspositie zien, direct op jouw cijfers.
Heb je klanten die in Exact Online boeken, dan kun je hetzelfde dashboardtype ook voor die administraties gebruiken. Zie ook hoe een boekhoudkantoor rapportages automatiseert.
Een voorbeeld van wat je kunt vragen: wat is het banksaldo op dit moment, welke leveranciers zijn dit jaar het meest betaald, en zit een kostenplaats boven of onder budget. Voor het eerste heb je grootboeksaldi nodig, voor het tweede transacties en leveranciers en voor het derde de budgettabel, die je in de Datawerkbank of via de API naast de transacties legt. Alle drie zijn standaard onderdeel van de koppeling.
Wat blijft handwerk
Automatiseren vervangt de verwerking, niet het oordeel. Een accountant blijft verantwoordelijk voor de jaarrekening en voor het duiden van afwijkingen. Het dashboard geeft je alleen sneller de plek waar je moet kijken, bijvoorbeeld een opvallend hoge openstaande post. Een vergelijking met budget maak je zelf op basis van de budgettabel, want de kant-en-klare dashboards vergelijken niet met budget.
Vooraf is het verstandig om afspraken te maken over welke periode als definitief geldt, zodat iedereen weet wanneer cijfers nog kunnen veranderen. Meer over de aanpak staat in financiële rapportage automatiseren.
Meerdere klanten en meerdere pakketten
Voor een accountantskantoor is schaalbaarheid de grootste winst. Je koppelt per klant een administratie en gebruikt voor iedereen dezelfde dashboards, waardoor een nieuwe klant geen nieuw rapportagesjabloon vraagt. Het aantal koppelingen en accounts hangt af van je pakket, dus kijk op de prijzenpagina welk pakket bij je portefeuille past.
Klanten die in een ander boekhoudpakket werken, zoals Moneybird, kun je in dezelfde omgeving opnemen. Zo hoef je niet per pakket een andere werkwijze te onthouden. Dat is precies waar de uniforme tabellen in APIboard voor bedoeld zijn.
Wil je eigen berekeningen of koppelingen met een tool als Power BI of Excel, dan haal je de gesynchroniseerde tabellen op via de API. De rapportage wordt dan opgebouwd uit dezelfde data als het dashboard, zodat de cijfers overal gelijk zijn.
Onze tip: automatiseer eerst de rapportage die je het vaakst opnieuw maakt, bijvoorbeeld het maandoverzicht per klant. Daar is de tijdwinst het eerst merkbaar.
