Je koppelt Exact Online aan Power BI door je administratie eerst aan APIboard te koppelen. APIboard haalt dan onder meer grootboeksaldi, boekingen, openstaande posten en budgetten op. In Power BI Desktop haal je een tabel binnen met een Power Query-script uit de API-documentatie van APIboard, met je eigen API-sleutel erin. Het script doorloopt zelf alle pagina's en laat dubbele en verwijderde rijen weg.
Exact Online heeft een eigen API, maar daar zelf een Power BI-rapport op bouwen vraagt technisch werk: inloggen via OAuth, pagina’s doorlopen, limieten respecteren en dat bij elke verversing opnieuw. In Power BI koppelen aan een API lees je welke opties er in het algemeen zijn. Deze gids laat de route via APIboard zien: je koppelt Exact Online één keer en haalt de tabellen daarna met een kant-en-klaar script in Power BI binnen.
Stap 1: Exact Online koppelen
Eerst koppel je Exact Online aan APIboard. Dat doe je in Koppelen, Koppelingen: je logt in bij Exact en geeft toestemming. Daarna haalt APIboard zeventien tabellen op, waaronder grootboekrekeningen, grootboeksaldi per periode, transactieregels, verkoop- en inkoopboekingen, openstaande posten, budgetten, kostenplaatsen en kostendragers.
Heb je meerdere administraties, dan is elke administratie een eigen koppeling. Je voegt er later meer toe met + Account toevoegen op de kaart van de koppeling; de administraties die al gekoppeld zijn, blijven met hun gegevens staan. In Power BI kun je zo per administratie rapporteren of ze samen in één rapport zetten.
De eerste vulling kan bij een grote administratie enkele uren duren. Exact staat per administratie maar een beperkt aantal aanroepen per minuut en per dag toe, en APIboard houdt zich daaraan. Dat loopt op de achtergrond; je hoeft er niet op te wachten om verder te gaan. Waarom dat zo werkt, staat in waarom de eerste synchronisatie langer duurt.
Stap 2: een sleutel en een script
Voor Power BI maak je een API-sleutel aan in APIboard. Geef hem een naam die laat zien waarvoor hij is, bijvoorbeeld Power BI. Wat een API-sleutel is en hoe je er veilig mee omgaat, lees je in wat is een API-sleutel.
Daarna open je Power BI Desktop, kies je Gegevens ophalen en Lege query, en open je de Geavanceerde editor. Daar plak je het Power Query-script voor de tabel die je wilt hebben. Voor elke tabel staat zo’n script klaar in de API-documentatie, onder het tabblad Power BI. Je vervangt de voorbeeldsleutel door je eigen sleutel en kiest bij de vraag naar referenties voor Anoniem.
Het script doet het lastige werk zelf. Het doorloopt alle pagina’s van de tabel, haalt dubbele rijen weg die tijdens het verversen kunnen ontstaan en laat rijen weg die bij de bron zijn verwijderd. Filters voeg je toe in het script, bijvoorbeeld op status.
Waar je op let
Drie punten verdienen aandacht. Ten eerste staat de sleutel in je Power BI-bestand. Deel dat bestand dus niet zomaar, en trek de sleutel in als het ergens terechtkomt waar het niet hoort.
Ten tweede onthoudt Power BI geen stand tussen verversingen. Het standaardscript haalt elke keer de hele tabel op. Een filter op wijzigingsdatum werkt alleen met een vaste startdatum die je zelf kiest.
Ten derde geldt een gebruikslimiet: elke pagina is een aanvraag. Kies bij grote tabellen, zoals transactieregels, een grotere paginagrootte en plan verversingen niet te dicht op elkaar. Controleer verder in het antwoord of een administratie al volledig is opgehaald: staat er backfill_complete: false, dan kan je rapport nog onvolledig zijn.
Geen Power BI nodig?
Wil je vooral een overzicht en geen eigen rapport bouwen, dan heb je Power BI misschien niet nodig. APIboard Studio heeft kant-en-klare dashboards voor Exact Online, zoals winst en verlies, liquiditeit en debiteuren en crediteuren. Hoe dat eruitziet, lees je in Exact Online-dashboard zonder exports. Meer over wat je met de API en de dashboards kunt, staat op de pagina data analyseren. Werk je met Moneybird, dan beschrijft Moneybird koppelen aan Power BI dezelfde route voor dat pakket.
Onze tip: begin in Power BI met de tabel Grootboeksaldi per periode in plaats van met alle transactieregels. Die is veel kleiner, ververst sneller en is voor een winst- en verliesrapport per maand meestal genoeg.
