Je bouwt een Exact Online-dashboard zonder exports door je administratie aan APIboard te koppelen met je bestaande Exact-account. APIboard synchroniseert grootboeksaldi, openstaande posten, boekingen en budgetten automatisch, waarna je de cijfers in kant-en-klare dashboards in APIboard Studio bekijkt en de tabellen, zoals budgetten, in de Datawerkbank of via de API. Er is geen API-sleutel nodig en je hoeft geen Excel-bestanden meer te maken of bij te werken.
Een Exact Online-dashboard zonder exports klinkt als een luxe, maar het is vooral een kwestie van de juiste bron kiezen. Veel bedrijven draaien elke maand dezelfde rapportages uit Exact, plakken ze in Excel en sturen ze door. Het resultaat is een dashboard dat steeds net te laat is. Hieronder zie je hoe je dat omkeert met Exact Online als vaste bron.
Waarom exports een slechte basis zijn voor een dashboard
Een export is een momentopname. Zodra iemand een boeking corrigeert, klopt je bestand niet meer, en je weet niet welke versie in omloop is. Ook kost het elke keer opnieuw tijd om kolommen goed te zetten, zeker als je bij verschillende periodes net andere velden moet gebruiken.
Een dashboard dat direct uit de gesynchroniseerde bron leest, heeft die problemen niet. De cijfers komen uit dezelfde tabellen en de berekeningen staan vast, dus twee mensen die dezelfde vraag stellen krijgen hetzelfde antwoord.
Wat APIboard uit Exact Online ophaalt
Na het koppelen met je eigen Exact-account haalt APIboard een reeks tabellen op, waaronder grootboekrekeningen, grootboeksaldi per periode, verkoop- en inkoopboekingen met regels, openstaande posten, betaaltermijnen en budgetten. Ook kostenplaatsen, kostendragers, dagboeken en vaste activa zitten erbij.
Bij openstaande posten staan bijvoorbeeld factuurdatum, vervaldatum en openstaand bedrag. Dat is precies wat je nodig hebt om te zien welke klanten te laat betalen. Je koppelt en beheert de koppeling zelf onder Koppelen > Koppelingen; de tabellen bekijk je in de Datawerkbank.
Het koppelen gaat via OAuth: je klikt op “Verbind met Exact Online”, wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Exact en geeft APIboard toestemming. Vink in het toestemmingsscherm de administraties aan die APIboard mag lezen en kies daarna in APIboard welke administratie je koppelt. Mis je er een, dan voeg je die in Exact toe via Mijn Exact Online, bij het Beveiligingscentrum en de toestemmingen van apps.
Twee dingen om te weten. APIboard ziet alleen wat jouw Exact-gebruiker mag zien, dus ontbreken gegevens, controleer dan eerst je rechten in Exact. En de eerste keer ophalen loopt op de achtergrond en kan bij een grote administratie enkele uren duren, omdat Exact maar een beperkt aantal aanroepen per minuut toestaat. Je hoeft er niet bij te blijven.
Drie dashboards om mee te beginnen
In APIboard Studio staan voor Exact Online drie kant-en-klare dashboards. Debiteuren en crediteuren laat openstaande posten, ouderdom en betaalgedrag zien. Winst en verlies toont omzet, kosten en resultaat naast vorig jaar. Financiële & liquiditeitspositie geeft balans, eigen vermogen, banksaldo en een vooruitblik op basis van openstaande facturen.
Heb je Twinfield of een ander pakket in een tweede bv, dan werken dezelfde dashboards daarop. De tabellen zijn verschillend, de uitkomst hetzelfde.
Vragen stellen in gewone taal
Met het Pro-pakket kun je je Exact-data ook via de AI-koppeling bevragen. De AI kan alleen lezen en ziet alleen jouw organisatie. Voorbeelden van vragen: welke openstaande posten staan er bij klanten, wat is er dit boekjaar ingeboekt per dagboek, en hoe verhoudt het resultaat zich tot het budget.
Wil je eerst weten wat het kost, kijk dan op de prijzenpagina. Voor het opzetten van terugkerende rapporten is automatische rapportages opzetten een goed vervolg.
Resultaat tegen budget en kostenplaatsen
Exact Online bevat budgetten, kostenplaatsen en kostendragers, en die worden ook gesynchroniseerd. Daarmee kun je naast de actuele cijfers ook de planning laten zien: hoe verhoudt het resultaat zich tot het budget over dezelfde periode, en welke kostenplaats loopt uit de pas. Dat is lastig te doen met losse exports, omdat budget en realisatie uit verschillende lijsten komen. De kant-en-klare Studio-dashboards vergelijken niet met het budget; de budgetten staan als tabel klaar in de Datawerkbank en via de API, bijvoorbeeld voor Power BI.
Een bruikbare opzet is een overzicht per kostenplaats met de realisatie, het budget en het verschil. Zo zie je direct waar je moet bijsturen en hoef je niet elke maand twee lijsten naast elkaar te leggen. Bij meerdere boekjaren kun je de boekperiodes gebruiken om dezelfde periode van vorig jaar ernaast te zetten.
De gegevens blijven in Exact staan en worden daar gewoon bijgehouden. Het dashboard is een leesbare kopie, die bij elke synchronisatie wordt bijgewerkt, zonder dat je in Exact iets hoeft aan te passen.
Onze tip: vergelijk je eerste dashboard één keer met een bekende rapportage uit Exact, bijvoorbeeld de openstaande posten van vorige maand. Klopt het totaal, dan kun je het dashboard met vertrouwen gaan gebruiken.
