De eerste synchronisatie duurt langer omdat er niets is om op voort te bouwen: alle stamgegevens en de volledige historie van je pakket worden in één keer opgehaald. Daarnaast staan bronsystemen maar een beperkt aantal aanvragen per minuut toe, en een koppeling houdt zich daaraan. Latere rondes halen meestal alleen op wat is gewijzigd.
Je koppelt een systeem, het dashboard staat klaar, en toch zijn niet alle cijfers meteen compleet. Dat is geen storing. De eerste synchronisatie is een ander soort werk dan de rondes die daarna volgen, en dat verklaart waarom die langer duurt.
Wat de eerste synchronisatie anders maakt
Een gewone synchronisatie kijkt wat er sinds de vorige keer is veranderd en haalt alleen dat op. Bij de eerste keer is er geen vorige keer. Alles wat voor je pakket relevant is, moet voor het eerst binnenkomen: alle stamgegevens, zoals contacten, grootboekrekeningen en producten, en de gegevens met een datum, zoals facturen, boekingen, transacties en uren.
Bij APIboard start die eerste ronde direct nadat je hebt gekoppeld. Je wacht dus niet op het vaste schema van je pakket. Pas daarna vernieuwt de koppeling volgens dat schema. Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket.
Hoeveel historie wordt opgehaald
Hoe ver de eerste ronde terugkijkt, bepaalt je pakket:
- Proefperiode en Basis: het huidige kalenderjaar, vanaf 1 januari.
- Team: het huidige kalenderjaar en het jaar ervoor.
- Pro: het huidige kalenderjaar en de twee jaren ervoor.
Hoe meer jaren, hoe meer er binnen moet komen en hoe langer de eerste ronde loopt. Stamgegevens zijn hierop een uitzondering: die worden altijd volledig opgehaald. Bij sommige bronnen is er ook geen historie om op te halen. Brevo bewaart bijvoorbeeld zelf geen historie van het aantal contacten, dus houdt APIboard dat vanaf de dag van koppelen dagelijks bij.
Waarom bronsystemen het tempo bepalen
Elk systeem dat een API aanbiedt, beperkt hoeveel aanvragen je in een bepaalde tijd mag doen. Dat heet een limiet op het aantal aanvragen (een rate limit). Het voorkomt dat één koppeling de bron overbelast. Een API is de technische deur waar je koppeling doorheen loopt, en bij een grote hoeveelheid data staat die deur maar op een kier.
Dat zie je in de praktijk bij boekhoudpakketten. Exact Online staat per administratie een beperkt aantal aanroepen per minuut en per dag toe, en Twinfield beperkt het aantal aanroepen per minuut sterk. APIboard houdt zich aan die grenzen, daarom kan de eerste ronde bij een grote administratie in Exact Online enkele uren duren. Bij Moneybird pauzeert APIboard vanzelf als de limiet dichtbij komt en gaat daarna door. Een koppeling die zich aan de limiet houdt, is trager maar betrouwbaar: er gaat niets verloren en het bronsysteem raakt niet overbelast.
Wat je ziet en wat je kunt doen
Op de kaart van de koppeling staat de status Bezig met ophalen… zolang de eerste volledige ronde loopt. Is alles binnen, dan wordt dat Actief. Je hoeft niet te wachten, want het loopt op de achtergrond en wat al is opgehaald zie je direct. Bij Moneybird gaat de eerste vulling van facturen, bankmutaties en offertes per maand, de nieuwste maand eerst. De meest recente cijfers staan dus als eerste klaar.
Gebruik de eerste ronde niet om cijfers te controleren. Een dashboard kan nog onvolledig zijn zolang de status op Bezig met ophalen… staat. Vergelijk pas met het bronsysteem als de koppeling op Actief staat. Hoe je dat aanpakt, lees je in data-synchronisatie automatiseren.
Onze tip: Koppel een grote administratie niet vlak voor een bespreking waarin je de cijfers nodig hebt. Start de koppeling een dag eerder en controleer pas als de status op Actief staat.
