Bij het koppelen van een boekhoudpakket let je op vier dingen: hoe de toegang wordt geregeld en wie die beheert, welke tabellen je daadwerkelijk krijgt, of meerdere administraties naast elkaar kunnen, en hoe vaak de data wordt ververst. Een koppeling die alleen leest, maakt je boekhouding niet kwetsbaarder. Controleer vooraf of de gegevens waar je cijfers op rusten, zoals facturen en openstaande posten, erbij zitten.
Wie een boekhoudpakket wil koppelen aan een dashboard, denkt meestal eerst aan de techniek. In de praktijk zit het verschil in vier andere dingen: hoe de toegang werkt, welke data je krijgt, hoe je met meerdere administraties omgaat en hoe actueel de cijfers zijn. Hier is wat ons betreft de volgorde om ernaar te kijken, met voorbeelden uit de pakketten die APIboard ondersteunt.
Hoe wordt de toegang geregeld
Een koppeling begint met toestemming. Bij Exact Online en Moneybird log je in via een venster van het pakket en geef je APIboard toestemming om gegevens te lezen. Je hoeft zelf geen sleutel te beheren. Bij WeFact kopieer je een beveiligingscode uit de API-instellingen en plak je die in de koppeling; die is gebonden aan één administratie.
Let hier op twee dingen. Wie in jouw organisatie mag koppelen, en wat gebeurt er als iemand vertrekt? In APIboard mogen Admins en Members koppelen. En schrijft de koppeling niets terug naar je boekhouding? APIboard haalt alleen gegevens op. Niet elk pakket laat toe om de toestemming tot lezen te beperken, dus kijk goed wat je goedkeurt. Wil je meer weten over de afweging bij sleutels, lees dan wat een API-sleutel is.
Welke data krijg je werkelijk
Vraag niet of een pakket “gekoppeld kan worden”, maar welke tabellen je krijgt. Voor financiële rapportage zijn dat vooral facturen (verkoop en inkoop), banktransacties en openstaande posten. WeFact levert bijvoorbeeld facturen, inkoopfacturen, offertes, abonnementen en banktransacties. Moneybird levert onder meer verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankmutaties en offertes. Exact Online haalt boekingen, saldi, openstaande posten en inrichting op.
Controleer daarom per pakket de lijst met tabellen en velden voordat je een dashboard ontwerpt. Een KPI die rust op een veld dat niet wordt opgehaald, maakt een mooi ontwerp onbruikbaar. De tabellen per koppeling staan op de koppelingpagina en in de API-documentatie.
Meerdere administraties
Veel bedrijven hebben meer dan één administratie: een holding met werkmaatschappijen, of een boekhoudkantoor met tientallen klanten. Kijk dus of je meerdere administraties kunt koppelen en of je ze samen kunt tonen. Bij Exact Online koppel je een of meer administraties; bij WeFact heeft elke administratie een eigen sleutel. Elke administratie telt mee als account in je pakket, dus het aantal accounts bepaalt hoeveel je kunt toevoegen. Zie prijzen voor de aantallen.
Hoe vaak ververst de data
Een koppeling is geen live-venster op je boekhouding. APIboard haalt de data op bij een synchronisatie en slaat een kopie op. De frequentie hangt af van je pakket: wekelijks, dagelijks of 3 keer per dag. Voor een maandrapportage of managementdashboard is dagelijks ruim genoeg. Heb je liquiditeit of openstaande debiteuren dagelijks in het oog, kies dan een frequentie die daarbij past.
Daarnaast is het goed om te weten dat wijzigingen in de bron doorlopen naar de kopie. Corrigeer je een factuur in het pakket, dan neemt het dashboard dat bij een volgende synchronisatie over, afhankelijk van hoe ver terug de wijziging ligt. De boekhouding blijft de bron van waarheid.
Wat wij zelf zouden doen
Wij zouden kiezen op basis van de data die je nodig hebt, niet op basis van de koppeling zelf. Werk je al met Twinfield of e-Boekhouden.nl, dan is overstappen alleen voor een dashboard zelden een goede reden. Kies je een nieuw pakket, kijk dan of de tabellen die je voor je rapportage nodig hebt erbij zitten, en of je er later andere bronnen naast kunt zetten. Hoe je die cijfers daarna in een rapport zet, staat in financiële rapportage automatiseren.
Onze tip: maak voor je een pakket kiest of koppelt een lijstje van de vijf cijfers die je elke maand nodig hebt, en controleer per cijfer in welke tabel het zit. Dat voorkomt verrassingen nadat de koppeling al staat.
