Je krijgt inzicht in je WeFact-facturen en debiteuren door WeFact te koppelen aan APIboard met je WeFact-API-sleutel. APIboard haalt facturen, abonnementen, offertes, klanten en banktransacties automatisch op. In het dashboard Debiteuren en crediteuren in APIboard Studio zie je daarna direct welke facturen openstaan en hoe het betaalgedrag is; je terugkerende omzet reken je uit de tabel Abonnementen.
WeFact-facturen en debiteuren overzichtelijk krijgen is voor veel kleine bedrijven een terugkerende klus. Je opent WeFact, filtert op open facturen, exporteert een lijst en belt of mailt wie te laat is. Met een koppeling hoeft dat niet elke keer opnieuw. In deze gids koppel je WeFact aan een dashboard.
Wat WeFact je zelf al laat zien
WeFact is gebouwd voor het maken en beheren van facturen, offertes en abonnementen. Je ziet daar wat er openstaat, maar een overzicht over meerdere maanden, of een combinatie met je boekhouding, moet je zelf samenstellen.
Voor een eigenaar met honderden facturen per jaar is dat tijdrovend. Een dashboard geeft je dezelfde gegevens in een vorm die je kunt sorteren en vergelijken.
WeFact koppelen met je API-sleutel
Bij WeFact koppel je met een API-sleutel. Die genereer je in WeFact en voer je in bij het koppelen in APIboard. Daarna wordt de data op de frequentie van je pakket gesynchroniseerd. Je koppelt en beheert de koppeling onder Koppelen > Koppelingen; de tabellen bekijk je in de Datawerkbank.
Er komen meerdere tabellen binnen: facturen en factuurregels, inkoopfacturen, abonnementen, offertes, banktransacties, klanten, leveranciers en producten. Bij facturen zijn onder meer status, datum en bedrag excl. btw beschikbaar. Lees ook wat een API-sleutel is als je wilt weten hoe je er veilig mee omgaat.
De API-sleutel noemt WeFact zelf een beveiligingscode. Je vindt hem in WeFact onder Instellingen en dan API. Staat daar een IP-whitelist aan, vul dan 0.0.0.0 in om alle IP-adressen toe te staan, want APIboard heeft geen vast IP-adres om te whitelisten.
Openstaande facturen en debiteuren volgen
In APIboard Studio toont het dashboard Debiteuren en crediteuren de openstaande posten, hun ouderdom en het betaalgedrag. Een voorbeeldvraag die je met de data kunt stellen: welke klanten hebben hun factuur nog niet betaald, en hoe vaak zijn ze al herinnerd.
Draai je naast WeFact ook een boekhoudpakket, zoals Moneybird, dan kun je facturen en bankgegevens naast elkaar leggen. Meer over een vaste aanpak voor openstaande posten staat in debiteurenbeheer in een dashboard.
De tabel Klanten bevat veel velden, zoals naam, achternaam, machtigingsdatum en rekeningnaam, waardoor je klanten kunt koppelen aan facturen en incassomachtigingen. Facturen hebben ook een status en substatus. Filter bij debiteurenanalyse op de status, zodat je alleen echt openstaande facturen meetelt.
Terugkerende omzet uit abonnementen
Veel WeFact-gebruikers verkopen hosting, onderhoud of diensten met een abonnement. De tabel Abonnementen bevat omschrijving, prijs en startdatum, zodat je de terugkerende omzet per maand en per jaar kunt berekenen. Met de factuurregels zie je daarnaast welke producten het meest verkocht worden.
Dit geeft een beter beeld dan de totale omzet alleen, omdat je ziet welk deel vast is en welk deel eenmalig. Bekijk de prijzen om te zien hoeveel koppelingen je pakket bevat.
Offertes, inkoop en banktransacties erbij
Een voorbeeld: de tabel Abonnementen heeft ruim dertig velden en Facturen ruim veertig, dus er is veel detail beschikbaar. Je hoeft die niet allemaal te gebruiken. Kies per dashboard een handvol velden, zoals status, datum, bedrag excl. btw en klant, en laat de rest staan.
WeFact bevat meer dan verkoopfacturen. Ook offertes, inkoopfacturen en banktransacties worden opgehaald. Met de offertes zie je hoeveel er is aangeboden en wat er daarvan is omgezet in een factuur. Met de inkoopfacturen en leveranciers krijg je een beeld van wat er uitgaat, en met de banktransacties kun je betalingen naast de facturen leggen.
Dat is vooral nuttig als je maandelijks wilt weten wat je hebt gefactureerd, wat er is binnengekomen en wat er nog uitstaat. In plaats van drie lijsten uit WeFact heb je één overzicht. Klantgroepen en productgroepen kun je gebruiken om dat overzicht te splitsen, bijvoorbeeld per type klant of per dienst.
De frequentie van de synchronisatie hangt af van je pakket: wekelijks bij Basis, dagelijks bij Team en 3x per dag bij Pro. Voor het opvolgen van betalingen is dagelijks meestal genoeg.
Onze tip: neem de API-sleutel pas in gebruik als je weet welk dashboard je wilt. Begin met openstaande facturen, want dat levert meteen een concrete actie op: wie moet je herinneren.
