Je verwerkt Google Forms-antwoorden automatisch door het formulier aan APIboard te koppelen met de bewerklink en je Google-account. APIboard haalt daarna bij elke ronde het formulier, de vragen en alle antwoorden op. In het dashboard Enquêtes zie je het aantal reacties, het verloop per maand en de antwoorden op een gekozen vraag. Eén koppeling is één formulier.
Google Forms is snel gemaakt en makkelijk te delen. Het verwerken van de antwoorden kost meer moeite: je kijkt naar de samenvatting in Forms of exporteert naar een spreadsheet en werkt die bij elke nieuwe reactie opnieuw bij. Met de Google Forms-koppeling van APIboard gaat dat automatisch. In deze gids lees je hoe je een formulier koppelt, wat je terugziet en waar je op let.
Wat je nodig hebt
Je hebt een Google-account nodig dat toegang heeft tot het formulier, en de bewerklink van het formulier. Dat is de link die je ziet als je het formulier bewerkt, niet de link die je met respondenten deelt. APIboard accepteert ook het kale formulier-id. In APIboard heb je de rol Admin of Member nodig, tweestapsverificatie op je account en een vrije plek in je pakket.
Bij het koppelen log je in bij Google en geef je twee rechten, allebei alleen om te lezen. Hoe zo’n toestemming werkt zonder dat je je wachtwoord deelt, lees je in wat is OAuth.
Eén koppeling per formulier
Dit is anders dan bij veel andere koppelingen: je koppelt niet een heel Google-account, maar één formulier. Heb je een tevredenheidsformulier en een aanmeldformulier, dan zijn dat twee koppelingen, elk met een eigen inlogronde. Ze tellen allebei mee in de koppelingenlimiet van je pakket. Elke koppeling krijgt de titel van het formulier als naam, zodat je ze in je overzicht van koppelingen uit elkaar houdt. Kies daarom bewust welke formulieren je echt wilt volgen; een eenmalig formulier voor een uitje hoeft er niet in.
Wat je terugziet in het dashboard
Het dashboard Enquêtes heeft twee pagina’s. Op Overzicht zie je het aantal reacties, het verloop per maand, de reacties per formulier en een lijst van alle formulieren met reacties in de gekozen periode. Op Per enquête kies je één formulier en eventueel één vraag, en zie je de antwoorden op die vraag, alle vragen van het formulier en de lijst met reacties.
Een Google-formulier wordt via een open link ingevuld, dus er zijn geen uitnodigingen. Een responspercentage kan het dashboard bij deze koppeling niet tonen; die tegels worden verborgen. Wil je toch weten hoeveel mensen je hebt bereikt, houd dan zelf bij naar hoeveel mensen je de link hebt gestuurd en leg dat naast het aantal reacties. Vraagtypen zoals Meerkeuze, Tekst, Schaal, Datum en Tijd krijgen Nederlandse labels. Bij een quiz komen ook de score en of een antwoord juist is mee, in de tabel Antwoorden per vraag.
Vragen stellen aan je antwoorden
De vier tabellen, Formulieren, Vragen, Antwoorden en Antwoorden per vraag, staan in de Datawerkbank en zijn via de API op te halen. Met de AI-koppeling in het pakket Pro stel je je AI-assistent vragen als: hoeveel mensen hebben ons tevredenheidsformulier ingevuld, wat antwoordden mensen op de vraag hoe ze ons hebben gevonden, of welke vragen worden het vaakst overgeslagen. De AI leest alleen mee.
Gebruik je naast Google Forms ook een andere enquêtetool, dan lees je in enquêteresultaten combineren hoe je die naast elkaar legt. Werk je nu nog met exports, dan geeft Excel-bestanden combineren een beeld van wat je daarmee bespaart aan handwerk.
Verversing en grenzen
Elke ronde haalt APIboard het formulier, de vragen en alle antwoorden volledig op. Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket en staat op de prijzenpagina. Antwoorden van vóór de grens van je pakket worden niet opgeslagen. Verlies je de toegang tot het formulier, of wordt het verwijderd, dan stopt de synchronisatie voor dat formulier.
Onze tip: koppel het formulier voordat je het deelt. Dan staat de eerste reactie meteen in je dashboard, en hoef je nooit meer een export te maken om tussendoor te zien hoe het loopt.
