Je analyseert e-Boekhouden-data in een dashboard door je administratie aan APIboard te koppelen met een API-token uit e-Boekhouden. APIboard synchroniseert facturen, mutaties, openstaande posten en grootboeksaldi automatisch. Daarna open je een kant-en-klaar dashboard voor omzet, kosten en debiteuren, zonder zelf te exporteren of formules te bouwen.
Wie e-Boekhouden-data wil analyseren, begint meestal met een export naar Excel. Dat werkt voor één vraag, maar niet voor een vast overzicht dat je elke maand wilt bekijken. In deze gids zie je hoe je e-Boekhouden aan een dashboard koppelt, zodat de cijfers vanzelf actueel blijven.
Waarom een dashboard meer oplevert dan een export
Een export geeft je antwoord op de vraag van vandaag. Zodra er een factuur bijkomt, of je een betaling verwerkt, is het bestand achterhaald. Voor wie elke maand dezelfde vragen heeft, zoals wie nog moet betalen of hoe de omzet loopt, is dat veel werk.
Een dashboard dat uit de gesynchroniseerde data leest, beantwoordt dezelfde vragen elke keer opnieuw met de nieuwste stand. Je hoeft alleen te openen wat je nodig hebt.
Wat APIboard uit e-Boekhouden haalt
Na het koppelen worden tabellen opgehaald zoals facturen, mutaties, openstaande posten en grootboeksaldi per maand. Bij facturen horen datum, omschrijving en bedragen excl. en incl. btw. Bij openstaande posten zie je het totale, betaalde en openstaande bedrag.
Daarnaast zijn er stamgegevens zoals relaties, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en producten. Je koppelt en beheert de koppeling onder Koppelen > Koppelingen; de tabellen bekijk je in de Datawerkbank.
Koppelen gaat bij e-Boekhouden met een API-token, niet met een inlogscherm. Je logt in op e-Boekhouden, gaat naar Beheer en dan Koppelingen (onder Inrichting), opent de sectie API en klikt op “e-Boekhouden API” en daarna op “Toevoegen”. Kopieer het getoonde token direct, want het wordt daarna niet opnieuw getoond, en plak het in APIboard.
Eén token hoort bij één vaste administratie. Heb je meer administraties, dan maak je per administratie een eigen token en doorloop je de koppelstap opnieuw. Dezelfde administratie kun je niet twee keer koppelen.
Dashboards voor omzet, kosten en debiteuren
In APIboard Studio zijn drie dashboards beschikbaar voor e-Boekhouden. Debiteuren en crediteuren toont openstaande posten, ouderdom en betaalgedrag. Winst en verlies laat omzet, kosten en resultaat zien, vergeleken met vorig jaar. Financiële & liquiditeitspositie geeft balans, eigen vermogen, banksaldo en een vooruitblik.
Werk je ook met Moneybird voor een tweede bedrijf, dan kijk je met dezelfde dashboards naar beide. Zo voorkom je dat elke administratie een eigen opzet krijgt.
Valkuilen bij het analyseren
De belangrijkste valkuil is dat je cijfers niet vergelijkt met wat je in je boekhouding ziet. Controleer daarom één totaal, zoals het openstaande debiteurenbedrag, voordat je op het dashboard vertrouwt. Ook is het verstandig te weten dat grootboeksaldi per maand zijn, dus je ziet geen verloop binnen de maand.
Verspreide cijfers in losse bestanden zijn een vorm van datasilo’s; het dashboard haalt ze samen op één plek. Meer over de volgende stap lees je in financiële rapportage automatiseren.
Een tweede aandachtspunt is de btw. De tabel Btw van mutaties bevat de btw-bedragen per mutatie, naast de regels van mutaties met omschrijving en factuurnummer. Wil je omzet excl. btw rapporteren, gebruik dan de bedragen excl. btw uit de facturen en niet de totalen incl. btw, anders loopt je omzet op met de btw die je afdraagt.
Vragen stellen aan je e-Boekhouden-data
Naast dashboards kun je je data bevragen in gewone taal met de AI-koppeling, die in het Pro-pakket zit. De AI kan alleen lezen en ziet alleen jouw eigen organisatie. Voorbeelden van vragen die dan direct een antwoord geven: welke debiteuren staan er nog open en hoe oud zijn die posten, wat was de omzet per kwartaal, en hoeveel kosten zijn er per grootboekrekening in augustus.
Dat is handig als je geen dashboard wilt bouwen voor een eenmalige vraag. Je krijgt het antwoord op basis van dezelfde tabellen als in het dashboard, dus de uitkomst komt overeen. Meer over de mogelijkheden staat in de uitleg over de AI-koppeling.
Houd er rekening mee dat de kwaliteit van het antwoord afhangt van de kwaliteit van je boekhouding. Staan facturen verkeerd geboekt, dan zie je dat terug in de cijfers. Een dashboard maakt zulke fouten sneller zichtbaar, wat op zichzelf al een voordeel is.
Onze tip: stel vooraf één vraag die je dashboard moet beantwoorden, bijvoorbeeld “wie betaalt te laat”. Een dashboard met één duidelijk doel wordt veel vaker geopend dan een dashboard met alles erop.
