Je analyseert HubSpot-data door HubSpot te koppelen aan APIboard via het installatiescherm van HubSpot. APIboard haalt contacten, bedrijven, deals, pijplijnen, fasehistorie en activiteiten automatisch op. Daarna zie je de pijplijn, gewonnen en verloren deals en de activiteiten van je team in drie kant-en-klare dashboards, zonder exports.
Een CRM bevat alles over je verkoop, maar het overzicht zit zelden in één scherm. Wil je weten hoeveel er open staat per fase, welke deals deze maand sluiten of hoeveel gesprekken je team heeft gevoerd, dan zoek je in rapporten of exporteer je naar Excel. Wil je HubSpot-data analyseren zonder dat werk, dan koppel je HubSpot aan APIboard en krijg je pijplijn, deals en activiteiten in een dashboard dat zichzelf bijwerkt.
Wat je uit HubSpot kunt analyseren
Met de HubSpot-koppeling haalt APIboard de kern van je CRM op: contacten, bedrijven, deals, eigenaren, teams en gebruikers. Daarbij komen de pijplijnen en pijplijnfases, plus de fasewissels, de geschiedenis van wanneer een deal naar welke fase ging. Ook de associaties (welk contact bij welk bedrijf of welke deal hoort), je eigen velden en de activiteiten komen mee. Activiteiten staan in één tabel met een soort-kolom, voor onder meer gesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken.
Heeft je HubSpot-pakket meer onderdelen en geef je de bijbehorende toegang, dan komen ook tickets, offertes, facturen, abonnementen en marketinggegevens beschikbaar. Per tabel zie je welke velden er zijn. APIboard leest alleen: er wordt niets in HubSpot gewijzigd.
Zo koppel je HubSpot
Je koppelt via Koppelen > Koppelingen: kies HubSpot, klik op Verbind met HubSpot, log in, kies het account en geef toestemming. Je hebt in HubSpot de rechten nodig om apps te installeren, en in APIboard de rol Admin of Member. Het account dat je kiest is de koppeling; heb je meer HubSpot-accounts, dan koppel je ze elk apart.
HubSpot toont bij het toestemming geven 8 verplichte en 43 optionele toegangen. Zonder de verplichte toegang kan APIboard niet koppelen. Een optionele toegang die je weglaat, betekent dat die tabel als niet beschikbaar staat, en je kunt hem later alsnog geven. Na het koppelen volgt de eerste vulling. Daarna ververst APIboard volgens je pakket, zie de prijzenpagina.
Drie dashboards om mee te beginnen
Na het koppelen krijg je drie Studio-dashboards:
- Pijplijn: open deals per fase en eigenaar, de stand van vandaag.
- Gewonnen en verloren: gewonnen omzet, winstpercentage en gesloten deals per periode.
- Activiteiten en relaties: uitgevoerde gesprekken, afspraken en taken, en nieuwe organisaties en personen.
Welke cijfers je hierop wilt volgen en hoe je ze definieert, lees je in de belangrijkste KPI’s voor een CRM-pijplijn-dashboard. Wat zo’n overzicht oplevert ten opzichte van wekelijks exporteren, staat in salespijplijn zonder handmatig exporteren. Meer over dashboards en analyses vind je bij analyseren.
Eigen vragen stellen aan je HubSpot-data
Een vast dashboard beantwoordt de standaardvragen. Voor de rest werk je met de tabellen zelf, via de Datawerkbank of de API. Met de AI-koppeling, onderdeel van het Pro-pakket, stel je vragen in gewone taal, bijvoorbeeld: “Hoeveel open pijplijn staat er per fase?” of “Hoeveel nieuwe contacten kwamen er per maand binnen, per bron?” De AI-koppeling kan alleen lezen en alleen in je eigen organisatie.
Gebruik je eigen velden zoals branche of leadbron, dan kun je daarop filteren en groeperen. Let wel: deals hebben in de API en de AI-koppeling geen relatie naar bedrijven. Een analyse als omzet per branche werkt daarom met een eigen veld op de deal. Meer algemene achtergrond bij dit soort KPI’s staat in een operationeel KPI-dashboard opzetten.
Valkuilen bij CRM-cijfers
Een pijplijndashboard laat vooral zien hoe je team HubSpot bijhoudt. Let op deze punten:
- Fase en bedrag. Staat een deal in de verkeerde fase of zonder bedrag, dan klopt de open pijplijn niet. Spreek af wie dit bijwerkt en wanneer.
- Vernieuwing. Een gewijzigde deal verschijnt pas na de volgende synchronisatie. Bij Basis is dat wekelijks, dus kijk niet naar het dashboard voor cijfers van vandaag.
- Verwijderde records. Een record dat in HubSpot is verwijderd en teruggezet, is pas na de eerstvolgende telcontrole weer zichtbaar.
- Optionele toegang. Een lege tabel is niet altijd nul: staat hij als niet beschikbaar, dan ontbreekt toegang of een onderdeel van je HubSpot-pakket.
Onze tip: begin met het dashboard Pijplijn en neem het wekelijks door met je team. Zie je deals zonder bedrag of eigenaar, repareer dan eerst de invoer in HubSpot; alle verdere analyses bouwen op die basis.
