Vragen over je boekhouding stellen aan een AI-assistent

Wie wil weten welke facturen te laat zijn, haalt dat meestal uit een rapport of een export. Met de AI-koppeling stel je die vraag in gewone taal aan je AI-assistent, die dan zelf de gekoppelde boekhouding raadpleegt. Dit artikel laat zien hoe dat werkt en welke vragen je kunt stellen. Een algemeen overzicht van AI in de boekhouding staat in een ander artikel, en vragen stellen aan je bedrijfsdata in het algemeen ook. Hier gaat het om je boekhouding.

Wat de AI-koppeling doet

APIboard heeft een eigen MCP-server. MCP is de standaard waarmee een AI-assistent bij externe data kan. Zodra je Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot of Google Gemini koppelt, kan die AI zien welke bronnen en tabellen je hebt, rijen opvragen, totalen en trends berekenen en de kerncijfers van een Studio-dashboard ophalen. De AI kiest zelf welk van de vijf hulpmiddelen hij nodig heeft, jij hoeft alleen je vraag te stellen.

Bij elk antwoord kan de AI laten zien wanneer de bron voor het laatst is ververst. Dat is bij boekhouddata belangrijk: een antwoord over openstaande posten is zo actueel als de laatste synchronisatie.

Eerst je boekhouding koppelen

De AI leest wat in APIboard staat, dus de boekhouding moet eerst gekoppeld zijn. Denk aan Moneybird, Exact Online, Twinfield, e-Boekhouden of WeFact. Heb je meer dan één bron, dan kan de AI ze in één vraag combineren. Het helpcentrum noemt als voorbeeld een vraag over omzet uit e-Boekhouden en Moneybird samen.

Vragen die je kunt stellen

Dit zijn vragen die per koppeling als voorbeeld bij APIboard staan:

• Moneybird: “Welke verkoopfacturen zijn meer dan 30 dagen over de vervaldatum?” en “Wat waren onze grootste inkoopfacturen van afgelopen maand?”
• Exact Online: “Welke openstaande posten hebben we bij klanten?” en “Hoe verhoudt het gerealiseerde resultaat zich tot het budget?”
• Twinfield: “Wat is het saldo van onze bankrekeningen op dit moment?” en “Welke leveranciers hebben we het meest betaald dit jaar?”
• e-Boekhouden: “Welke debiteuren staan er nog open en hoe oud zijn die posten?” en “Hoeveel kosten hebben we per grootboekrekening in augustus?”
• WeFact: “Welke klanten hebben hun factuur nog niet betaald?” en “Welke producten verkopen we het meest?”

Je vraag werkt het best als hij concreet is: noem een periode, een grens of een groepering. De AI kan namelijk tellen, optellen, het gemiddelde, minimum of maximum berekenen, per groep of per dag, week, maand, kwartaal of jaar.

Verbinden: Pro, rechten en alleen lezen

De AI-koppeling zit alleen in APIboard Pro. Een Admin of Member voegt in de AI het serveradres van APIboard toe, logt in bij APIboard, bevestigt met 2FA en kiest voor welke organisatie de koppeling geldt. Daarna kies je Toestaan. Een Viewer kan niet koppelen.

De koppeling is alleen-lezen en beperkt tot je eigen organisatie. De AI kan niets wijzigen, verwijderen of versturen en geen gegevens van andere organisaties zien. Onder Analyseren > AI-koppeling zie je welke AI’s je hebt gekoppeld en kun je een koppeling direct intrekken. Meer over de stappen en de veiligheid staat in het helpcentrum bij de AI-koppeling.

Wat je zelf blijft controleren

De AI beantwoordt een vraag op basis van de tabellen die APIboard heeft opgehaald. Is een antwoord afgekapt omdat het te groot was, dan staat dat in het antwoord en kan de AI het opnieuw proberen met minder kolommen of een filter. Voor cijfers waarop je beslissingen baseert, zoals een aangifte of een betalingsronde, controleer je het resultaat in je boekhoudpakket of in een Studio-dashboard. Vraag je bij je boekhouder of accountant om hulp bij de interpretatie, dan blijft dat gewoon mensenwerk.

Onze tip: begin met een vraag waarvan je het antwoord al weet, zoals de openstaande debiteuren van gisteren. Klopt het antwoord met je boekhoudpakket, dan weet je dat de koppeling en je vraagformulering goed werken. Pas daarna stel je vragen waarvan je het antwoord nog niet kent. De AI-koppeling zit in het Pro-pakket.